museum4punkt0 | workbook - Impulse & Tools für die digitale Kulturvermittlung

Zu sehen sind drei museum4punkt0 | workbooks, die auf einem Tisch legen. — Titel des museum4punkt0 | workbook. Design: Kollektiv Scrollan; Foto: Robert Rausch, CC BY 4.0

Überblick

Information und Dokumentation

Website: Projektwebseite

Bibliographische Angaben

Institution: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Teilprojekt: Zentrale wissenschaftliche Projektsteuerung
Autor*innen: Mira Hoffmann, Robert Rausch
Veröffentlicht: 24.08.2023
Lizenz der Publikation: CC BY-NC-SA 4.0
Kontakt: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
museum4punkt0@smb.spk-berlin.de

Vorüberlegungen

musem4punkt0 hatte als ein Gesamtziel die Weitergabe des im Verbund gewonnenen Wissens an die gesamte Kulturerbelandschaft. Zu diesem Zweck etablierte die zentrale wissenschaftliche Projektsteuerung, in deren Aufgabenbereich auch die verbundübergreifende Kommunikation nach außen lag, verschiedene Kanäle und Veranstaltungsformate. Über diese wurden im gesamten Verlauf des Projekts die Ziele, Fortschritte, Learnings und Ergebnisse des Verbundes und der einzelnen Teilprojekte kommuniziert. Die wichtigste Zielgruppe dafür war die Fachöffentlichkeit aus Akteur*innen in der deutschsprachigen Kulturvermittlung.

Im Zuge der strategischen Planung des letzten Projekthalbjahres im August 2022 wurden auch die Kommunikationsziele für 2023 und konkret für das Projektende entwickelt. Mit Blick auf das Ziel der Weitergabe und die konkreten Anforderungen der Zielgruppe im Arbeitsalltage der digitalen Kulturvermittlung, identifizierte die Projektsteuerung den Bedarf für eine konzentrierte Bereitstellung von Erfahrungen in Publikationsform. Schon im Vorfeld waren von einzelnen Akteur*innen aus dem Verbund Ideen zu einer Abschlussveröffentlichung an die Projektsteuerung herangetragen worden. Im Verlauf des Herbstes 2022 nahm die Idee einer Publikation als weiterem Publikationskanal Gestalt an.

Abzuwägen waren in der Planung besonders die folgenden, teilweise konfligierenden Rahmenbedingungen:

Mindestens zu erreichender Nutzwert der Publikation
Planung von Umfang und inhaltlicher Ausrichtung
Zeitlicher Aufwand – auch unter Berücksichtigung von Beschaffungsprozessen und parallelen Aufgaben
Umfassende Beteiligung und Sichtbarkeit aller Teilprojekte
Personelle Ressourcen in der Projektsteuerung und bei den Teilprojekten
Umgang mit teilweise bereits auslaufenden Arbeitsverträgen in den Teilprojekten

In einem ersten Workshop wurde daraufhin die Grundidee eines Arbeitsbuches für den Arbeitsalltag von Pratiker*innen entwickelt. Es sollte die verschiedenen Ebenen und Phasen der Planung, Umsetzung und Verstetigung von Digitalität der Kulturvermittlung umfassen. In Abgleich mit inhaltlich und formal ähnlich gelagerter Publikationen wurde daraus ein Leitbild für die Publikation entwickelt: eine Publikation wie ein guter Workshop. Zugleich entstand angesichts der engen Rahmenbedingungen ein erster Entwurf der Projektplanung.

Idee der Publikation

Eine Publikation wie ein guter Workshop.
Diese Grundidee diente im gesamten Entstehungsprozess des Workbooks als Leitmotiv – bis hin zum Titel. Aus ihr leiteten sich alle inhaltlichen und gestalterischen Entscheidungen ab:

Kurzweilig und aktivierend, kollegial duzende Ansprache mit „ihr“
Deutliche Gliederung der Inhalte
Eine abwechslungsreiche Vielfalt an Formaten
Anwendbare Inhalte direkt aus der Praxis für die Praxis
Leicht erfassbarer Sprachstil ohne Fachbegriffe
Eine Vielstimmigkeit analog zur Vielfalt des Verbundes und der Zielgruppen
Querverweisen und Bezügen im Buch sowie QR-Codes für Vertiefung und Ergänzungen über das Buch hinaus
Interaktionsmöglichkeiten der Leser*innen mit dem Buch durch Checklisten, Reflexionsseiten oder eine Gestaltung mit viel Weißraum für Gedanke, Markierungen und Notizen.

Die Leitidee erleichterte in der Folge die notwendigen Abstimmungen mit den Autor*innen und das Briefing der externen Diensteister.

Unterstützung aus dem Verbund

Der Projektauftrag und eine breite Unterstützung aus dem Verbund, beides erfolgskritische Faktoren, wurden in zwei Schritten gewonnen. Bereits im Vorfeld der verbundweiten Kommunikation hatte es gezielte Rückkopplungen mit einzelnen tragenden Akteur*innen und Autor*innen im Verbund gegeben. Dies gab ein erstes Stimmungsbild, Ideen für die thematische Ausrichtung und die Möglichkeit, die Bedürfnisse der Autor*innen in der Produktvision zu berücksichtigen (z.B. Sichtbarkeit der Autor*innen, Höhe der gedruckten Auflage, Themenplanung und Beitragsformate).

Anschließend wurde die Projektidee im gesamten Verbund vorgestellt und diskutiert:

Zunächst wurden Ende November 2022 die Projektidee und der Prozess vor- und zur Diskussion gestellt.
Anfang Dezember 2022 erfolgte eine mehrheitlich positive Feedbackrunde mit dem Beschluss für eine Umsetzung.

Im Verlauf der Feedbackrunde wurden durchaus kritische Stimmen laut. So wurde der Zeitrahmen mehrfach als zu eng angesehen. Konkret wurden die zahlreichen anstehenden Aufgaben in der finalen Phase des Verbundes, die teilweise schon endenden Arbeitsverträge der Mitarbeiter*innen, der gebotene Qualitätsanspruch und die Notwendigkeit zu (zeitraubender) Zusammenarbeit der Autor*innen als Hindernisse genannt. Diese Faktoren stellten tatsächlich große Herausforderungen dar, denen mit gezielter redaktioneller Planung und selektiven Verantwortlichkeiten begegnet werden musste (siehe unten). Das kritische Feedback und die Abstimmungen flossen anschließend konstruktiv in die Umsetzung ein.

Durchführung

Die Anfangsphase

Die Umsetzung begann mit einer internen Abstimmung des Publikationsteams der zentralen wissenschaftlichen Projektsteuerung. Wir analysierten die verfügbaren Ressourcen und bewerteten, was mit den vorhandenen personellen Kapazitäten innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens realisierbar war. Ein entscheidender Schritt war ein gemeinsames Brainstorming, in der wir alle relevanten Themen und Inhalte der Teilprojekte im Bereich digitaler Vermittlungstechnologien, Herangehensweisen und Methoden sammelten. Wir berücksichtigten auch den aktuellen Diskurs zur digitalen Vermittlung, um diejenigen Themenbereiche auszuwählen, die für den Praxisalltag unserer Zielgruppe ebenfalls relevant sind. Aus dieser Ideensammlung wurden Themenbereiche gebildet und geeigneten Teilprojekten bzw. potenziellen Autor*innen zugeordnet.

Aus diesen Themenbereichen ergaben sich die folgenden 12 Kapitel des Workbooks:

Erste Schritte
Teilhabe & Dialog
Nutzer*innenzentrierte Entwicklung
Storytelling & Gamification
Augmented Reality in der musealen Vermittlung
Virtual Reality & 360 Grad Aufnahmen
Digital rekonstruieren?
Testing & Evaluation
Kommunikation, Marketing & Vertrieb
Nachnutzung & Wissenstransfer
Verantwortung & Führung
Professionalisierung

Teammanagement, Textakquise und Redaktion

Es folgten Treffen mit den Autor*innen der jeweiligen Kapitel, bei denen gemeinsam mit den betreuenden Personen der zentralen wissenschaftlichen Projektsteuerung die Inhalte und Formate festgelegt wurden. Nach der Ideenfindung und Grundkonzeption wurden alle Autor*innen dazu aufgefordert, erste Ideen, Inhalte und Bildmaterial zu sammeln und in einem ersten Treffen vorzustellen. Anschließend begann die Textakquise, bei der die Autor*innen entweder Textabschnitte oder gemeinsam verfasste Texte erarbeiteten. Diese Texte wurden dann für ein erstes Feedback an das Team der zentralen wissenschaftlichen Projektsteuerung weitergeleitet. Nach inhaltlichen sowie sprachlichen Anpassungen wurden die Texte fertiggestellt. Hierfür haben sich tägliche Abstimmungen im Redaktionsteam mit 4-Augen-Prinzip zu den jeweils eingegangenen Texten bewährt.

Als Briefing für die Autor*innen diente ein „Produktionssheet“ mit Leitlinien, um der Vielstimmigkeit einen einheitlichen Rahmen zu geben. Es enthielt die folgenden Punkte:

die Leitidee;
Hinweise zur leichten Lesbarkeit in kurzen Sätzen ohne Fachbegriffe und Gliederung in Abschnitte mit Zwischenüberschriften;
die dringende Bitte, die vorgegebenen Zeichenmengen einzuhalten;
den Hinweis, auch Visualisierungen und Bilder einzureichen;
Regeln zur Schreibweisen z.B. in der durchgängigen Verwendung des Gendersterns und der duzenden Ansprachen im Plural per „ihr/euch“;
eine Liste von möglichen Formaten wie Fließtexten, Checklisten, Interview, Randnotizen, Reflexionsseiten, Infoboxen etc.

Design, Lektorat und Korrektorat

Damit das externe Designstudio ohne auf die finalen Inhalte warten zu müssen ein Konzept für die Gestaltung entwickeln konnte, wurden frühzeitig exemplarische Inhalte verschiedener Formate zusammengestellt und an das Design übergeben. Darauf basierend wurde ein Dummy in zwei Designvarianten entwickelt. An diesen konnten wichtige Entscheidungen für die Ausdefinition des Layouts diskutiert und getroffen werden. Da noch nicht alle Inhalte vorlagen, hatte diese Designphase eine gewisse Unschärfe. Umgekehrt ergaben sich aus dem Design konkrete Anforderungen an die Formate und Texte, die in den Redaktionsprozess mit einflossen. Ein gutes Beispiel für kreative Teamarbeit in einem sehr stark ineinandergreifenden Prozess.

Das externe Lektorat und Korrektorat musste ebenfalls vor der Fertigstellung aller Texte beginnen und Schritt für Schritt mit der Abgabe der Inhalte erfolgen. Mit größerer zeitlicher Flexibilität würde man auch hier die gesamten fertigen Texte komplett ins Lektorat geben. Eine zusätzliche Herausforderung war die große Zahl von Autor*innen und Formaten, die prinzipiell und durchaus gewünscht, Texte in einer breiten Spanne an sprachlichen Stilen anlieferten. Im Zusammenspiel von Redaktion und Lektorat wurde ad hoc zwischen Harmonie und Varianz abgewogen, um im Ergebnis ein konsistentes Gesamtbild zu gewährleisten.

Nicht zu unterschätzen war im letzten redaktionellen Arbeitsschritt der Aufwand für die finalen Korrekturen und Umbruchkontrollen im gesetzten Layout. Die Formatvielfalt stand in direkter Relation zum hohen Fehlerrisiko und Aufwand beim Einfließenlassen der Texte. An verschiedenen Stellen wurden zu diesem Zeitpunkt aufgrund von gestalterischen Grenzen oder Rückfragen im Lektorat auch wieder Feedbackschleifen mit den Autor*innen erforderlich. Das stellte hohe Anforderungen an die Versionierung der Texte und Ansprechbarkeit aller Beteiligten. Letztere wurde durch klare und frühzeitige Benennung von Aufgaben, Personen und Deadlines gewährleistet. So wurde für die finale Freigabe ein konkreter Zeitraum per E-Mail und als Termin in den Kalendern der Autor*innen geblockt und auf Verbundtreffen und zu anderen Anlässen wiederholt genannt. So konnten frühzeitig Vertretungen benannt werden.

Externe Leistungen und eingesetzte Werkzeuge

Neben der Arbeit mit den Autor*innen war es notwendig, weitere Rahmenbedingungen für die Publikation zu schaffen. Dies umfasste die Identifizierung aller Aufgaben, die Definition von Kommunikationswegen, Prozessen und Arbeitsmitteln und die Erstellung von Leistungsbeschreibungen für Beschaffungen externer Leistungen.

Layout: Da aus der Leitidee ungewöhnliche Wünsche an die Gestaltung bestanden, wurde das Design so frühzeitig wie möglich beschafft und in die weitere Entwicklung mit einbezogen.
Lektorat/Korrektorat: Es war sehr hilfreich ein erfahrenes externes Lektorat und Korrektorat zu beauftragen. Der Zeitdruck erforderte ein extrem enge Abstimmung mit den Prozessen im Design.
Druck: Es zeigte sich, dass der Zeitraum von rund zehn Wochen zwischen der Beschaffung des Drucks und der tatsächlichen Produktion und der Auslieferung nicht zu üppig war. Zudem sind auch vor dem Druck schon Abstimmungen zwischen dem Design und dem Druck erforderlich, die möglichst mit der tatsächlich ausführenden Druckerei erfolgen sollten. Aufgrund der aktuellen Beschaffungssituation im Papiermarkt war das gewünschte Papier kurzfristig nicht erhältlich, so dass umdisponiert und neu kalkuliert werden musste. Zudem musste der kurzfristige Ausfall einer Druckmaschine kompensiert werden.
Distribution: Da das Buch neben dem digitalen Download als PDF auch in einer Auflage von 1.600 Exemplaren gedruckt produziert wurde, musste auch eine Distribution der physischen Exemplare geplant und beauftragt werden (Verpackung, Adressierung, Freimachung, Versand). Das wurde parallel zum Druck der Publikation initiiert und nach Eingang der Bestellwünsche nach der Veröffentlichung final beauftragt. Zudem wurden Pflichtexemplare der physischen Version bei der Deutschen Nationalbibliothek (Leipzig) und der Zentral- und Landesbibliothek Berlin eingereicht. Die digitale Version ist zudem im OpenScience Repositorium der Stiftung Preußischer Kulturbesitz, SPKtrum, veröffentlicht.

Im gesamten Prozess wurden für die Umsetzung der Publikation diverse Formate und Arbeitsmittel eingesetzt:

WebEx für ortsunabhängige Online-Meetings mit den Autor*innen in ganz Deutschland.
Outlook für Einreichung von Inhalten und die Korrekturrunden.
Das Online-Whiteboard Conceptboard für visuelle Unterstützung und Dokumentation der Redaktionstreffen.
Excel als übergreifendes Planungstool für die Themen, Autor*innen, Redaktion, Gesamt-Zeichenzahl und den Status der Fertigstellung.

Andere Tools wurden getestet und im Laufe des Prozesses verworfen:

Das ursprünglich für den dezentralen Datenaustausch geplante Digital Assett Management System wurde verworfen, da es eine lange Einarbeitungszeit von allen Nutzenden erfordert hätte. Das Dokumentmanagement erfolgte auf einem Netzwerklaufwerk zentral durch die Redaktion und über E-Mail durch die Autor*innen.
Die Nutzung der Projektmanagement-Lösung Kanboard wurde verworfen, da bei der Menge der Autor*innen und Inhalte in verschiedenen Status die Übersichtlichkeit nicht ausreichte – Excel leistete hier bessere Dienste.
Physische Treffen für die Abstimmung der Gestaltung und des Layouts.

Veröffentlichung und Vermarktung

Die Publikation wurde auf der Abschlusskonferenz von museum4punkt0 am 03. Mai 2023 mit einem kurzen Interview als Book-Release veröffentlicht. Im Sinn der Open Access Strategie von museum4punkt0 steht die Publikation unter der CC BY-NC-SA-4.0 Lizenz und wird der interessierten Öffentlichkeit kostenlos zur Nutzung zur Verfügung gestellt.

Der Download-Link des PDF befindet sich auf dieser Website im Bereich „Workbook“: https://www.museum4punkt0.de/museum4punkt0-workbook/.

Unmittelbar nach der Veröffentlichung wurde die Publikation über die Social Media Netzwerke von museum4punkt0 und auf der Website kommuniziert. Zahlreiche Reposts und Beiträge der Konferenzbesucher machten die Publikation schnell in der Fachwelt bekannt. Die Downloadzahlen des PDF überstiegen so schon bald nach der Veröffentlichung die gedruckte Auflage.

Das gedruckte Buch (ISBN: 978-3-88609-881-2) wurde nach der Veröffentlichung auf der Abschlusskonferenz dem anwesenden Teilnehmer*innen zur Mitnahme angeboten. Der übrige Teil der Auflage wurde anschließend über die Teilprojekte des Verbundes und die interessierten Fachverbände in Deutschland und Österreich verteilt. Die Auflage ist seit Mitte Juni 2023 vergriffen. Pflichtexemplare des gedruckten Buches wurden an der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) in Leipzig und der Zentral- und Landesbibliothek Berlin eingereicht. Dort ist das museum4punkt0 | workbook recherchier- und ausleihbar. Die DNB listet auch die digitale Version unter der URL: https://d-nb.info/1297746228.

Nachnutzung

Das gesamte Workbook liefert nachnutzbares Wissen aus sechs Jahren museum4punkt0. Zahlreiche Beiträge erläutern ein methodisches Vorgehen im Projektverlauf, so zum Beispiel der Beitrag von Amalka Hermann aus dem Oberhessischen Museum Gießen, über die dort eingesetzte Story-Circle-Methode (ab Seite 58) oder der Entscheidungs-Flow zum Einsatz von 3D-Visualisierung im Museum aus dem Teilprojekt des Deutschen Museum von Meisterwerken der Naturwissenschaft und Technik in München. Die folgenden Auszüge aus der Publikation mit Tools und Checklisten finden Sie hier einzeln zum Download:

Weitere Ergebnisse im Teilprojekt

Studien und Handreichungen