Test und Evaluierung des Tools „Slido“ im Verbundprojekt

Über das Verbundprojekt museum4punkt0

museum4punkt0 verfolgt das Ziel, für die am Verbundprojekt beteiligten Partner einen gemeinsamen virtuellen Kooperationsraum zu schaffen, in welchem innovative digitale Technologien für die Kommunikation und Interaktion sowohl innerhalb als auch außerhalb des Verbunds eingesetzt und erprobt werden. Insbesondere soll die Vernetzung und Kooperation zwischen den Verbundpartnern auch auf operativer Ebene durch die Nutzung von Online-Tools bedarfsgerecht ermöglicht und gefördert werden.

Diese Aufgabe ist Teil eines umfassenderen Auftrags, die Koordination und Kommunikation bezogen auf das Gesamtprojekt zu steuern sowie weiterzuentwickeln und darüber hinaus die digitale Kompetenz der am Verbundprojekt beteiligten Einrichtungen zu fördern (siehe Teilprojekt Z, V, VN).

Die Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus im Zeitraum von 2020-2022 haben nicht nur die Formate von Vermittlungsangeboten und die Kommunikationswege, mit denen Museen ihre Besucher*innen erreichen, auf den Prüfstand gestellt, sondern auch die Arbeitsbedingungen von Mitarbeitern in den Einrichtungen fundamental verändert. Veränderungen, die sich auch auf die Zusammenarbeit im Verbund auswirkten. Verbundtreffen beispielsweise, zu denen sich Projektpartner zum gemeinsamen Austausch und zur Vernetzung gewöhnlich an einem Ort treffen, fanden notwendigerweise im digitalen Raum statt.

Insgesamt wurde das bestehende Konzept der Online-Kommunikation für den Verbund von museum4punkt0 in den letzten beiden Jahren ausgebaut und weiterentwickelt. Um angemessene Lösungen für unterschiedliche Herausforderungsbereiche entwickeln zu können, wurde ein explorativer Ansatz verfolgt, der ausgehend von der Toolstrategie und Tool-Suite der Stiftung Preußischer Kulturbesitz auch den Einsatz von nicht-kanonischen Online-Tools zu Testzwecken in Betracht zog.

Evaluation und Test von Slido

Der Fokus der Evaluation und des Tests von Slido lag hauptsächlich auf Aspekten wie Usability, aber auch Datenschutz und Administration.

Anforderung: Zusammenarbeit in virtuellen Teams in der Größenordnung von ca. 100 Teilnehmer*innen, wobei eine zeitlich synchrone wie auch asynchrone Zusammenarbeit möglich sein muss, sowie der Einsatz bei digitalen/analogen/hybriden Veranstaltungen mit mehreren Hundert Teilnehmer*innen.

Rahmendaten

• Zugang: https://www.slido.com/de
• Klassifizierung: Slido ist ein webbasiertes Audience-Response-Tool, das in Echtzeit Online-Umfragen sowie Fragen und Antworten ermöglicht. Slido kann am PC im Browser, auf mobilen Endgeräten als App und als integrierte App in anderen Anwendungen, wie Videokonferenz Software (Webex, Zoom), Präsentations-Anwendungen (MS PowerPoint, Google Slides) sowie in Social-Media-Kanälen (YouTube, Vimeo) ausgeführt werden.
• Spezifizierung: Slido bietet unterschiedliche Umfrage-Methoden zur Auswahl: Multiple-Choice-Fragen, Wortwolken, Freitext-Antworten, Rankings und Bewertungen. Weitere Möglichkeiten der Interaktion bietet ein Quiz sowie Fragen und Antworten.
• Leistungsversprechen: Aktive Beteiligung des Publikums an digitalen wie auch physischen Veranstaltungen mittels Live-Abstimmungen und Quick-Response-Events. Der Einsatz von Slido bietet den Teilnehmenden Möglichkeiten der Partizipation an Veranstaltungen, zum Beispiel durch die Möglichkeiten Fragen zu stellen, zu kommentieren, aber auch Feedback auf Abfragen zu geben. Der User*innen-generierte Input kann gewichtet und durch unterschiedliche Darstellungsformen visualisiert werden. Diese Techniken können die Priorisierung von Themen oder die Entscheidungsfindung bei Diskussionen unterstützen. Ein entscheidender Nutzen von Slido ist die Integration in Webex, die eine nahtlose Nutzung des Umfrage-Tools in Online-Meetings von Webex ermöglicht.  
• Nutzungsbedingungen: Die Administration von Slido-Events erfordert ein Konto als registrierte/r Nutzer*in. Auf Abonnenten-Basis bietet Slido verschiedene gestaffelte Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang hinsichtlich Umfragemethoden, maximale Anzahl von Teilnehmenden, Datenauswertung, Benutzerverwaltung, Sicherheit und Datenschutz, Branding, Integrationsmöglichkeiten und Support an. Die Teilnahme an Slido-Events erfordert keine Registrierung oder namentliche Anmeldung. Hierfür genügt der Aufruf über den Browser/App und die Eingabe eines Event-Codes und eines Passworts.

Stärken, Schwächen, Potenziale und Risiken

Die folgende Evaluation des Tools Slido orientiert sich an die Methode der SWOT-Analyse. Die Stärken und Schwächen, Potentiale und Risiken des Tools werden auf Basis der während des Testings gesammelten Erfahrungen in vier Teilanalysen herausgestellt.

Zur Anwendung

Nachfolgend wird die Anwendung beschrieben.

Erstellung & Bearbeitung von Umfragen / Zugriffsrechte

Slido-Events (Umfrage, Quiz, etc.) können ausschließlich von registrierten Benutzer*innen erstellt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, andere registrierte Nutzer*innen zur Bearbeitung eines Slido-Events einzuladen. So können beispielsweise auch komplexere Events, wie differenzierte Umfragen, von einem Team bearbeitet werden.

Die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Slido-Events kann über den Browser, die Slido-App oder die integrierte Slido-App erfolgen (Zur Nutzung von Slido in Webex siehe auch das Erklärvideo auf YouTube).

Slido-Events werden vom*n der Ersteller*in des Events gestartet und beendet. Sie können vor, während und nach einer Webex-Veranstaltung gestartet werden. Auf diese Weise ist es möglich, den Input von Nutzer*innen nicht nur während einer Webex-Veranstaltung aufzunehmen, sondern bereits vor der Veranstaltung Interessen und Erwartungen abzufragen oder mit mehr Zeit ein Feedback nach der Veranstaltung einzuholen.

Bei Nutzung von Slido in Webex war das Starten und Beenden eines Slido-Events bisher dem*der Gastgeber*in der Webex-Veranstaltung vorbehalten. Seit Juni 2022 kann jede*r am Webex-Meeting Teilnehmende ein Slido-Event starten. Der*die Gastgeber*in behält hierüber jedoch die übergeordnete Kontrolle.

Für die Teilnahme am Event wird mit der Erstellung des Events ein spezifischer Code sowie ein Passwort erstellt. Mit Code und Passwort bekommen Nutzer*innen Zugang zum Slido-Event. Um den Zugang für Nutzer*innen von mobilen Endgeräten zu vereinfachen, empfiehlt es sich einen QR-Code zu generieren, der über die Kamera des Smartphones eingescannt werden kann.

Die Erstellung von Slido-Events erfordert in technischer Hinsicht keine speziellen Vorkenntnisse. Das Anlegen von Umfragen und Rätselaufgaben ist intuitiv gehalten. Die Nutzer*innenführung wird durch Piktogramme unterstützt und ist leicht verständlich. Slido bietet außerdem nach Kategorien geordnet eine Vielzahl an Vorlagen an.

Grundsätzlich werden zwei Eventtypen unterschieden: Umfragen (Polls) sowie Fragen & Antworten (Q&A):

Q&A verbindet die Chat-Funktion von Instant-Messaging-Diensten mit einer Ranking-Option. Beiträge (Fragen, Kommentare) von Teilnehmenden werden an alle mitgeteilt und können danach von anderen Teilnehmer*innen favorisiert werden. Auf Basis der geteilten Zustimmung/Ablehnung werden alle Beiträge in eine Rangfolge gebracht, wobei die Beiträge mit zunehmender Beliebtheit in der Liste nach oben wandern. Entsprechend der Eingaben wird die Rangfolge der Beiträge kontinuierlich angepasst. Das Echtzeit-Ranking hat den Vorteil, dass sofort erkennbar wird, welche Themen/Fragen auf eine breite Resonanz stoßen und welche eher von marginalem Interesse sind. Q&A kann jederzeit während einer Veranstaltung gestartet werden.

Für den Einsatz von Umfragen bietet Slido sechs verschiedene Methoden:

• Multiple Choice
• Wortwolke
• Freitext
• Rangfolge (Ranking)
• Bewertung (Rating)
• Quiz

Neben dem Erstellen von Frage- und Antwortfeldern können je nach Methode zusätzliche Informationen (zum Beispiel: Kurzbeschreibung, Abbildung/Foto) und Funktionen (Timer, Filter, Zeichenbegrenzung …) optional ergänzt werden.

Eine selbst erstellte Umfrage kann gespeichert und als Vorlage für den Einsatz zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder weitergegeben werden.

Zur Unterstützung bei der Erstellung von Slido-Events sind für registrierte Nutzer*innen unter der Rubrik „Academy“ Erklärvideos im Backend abrufbar.

Die Ergebnisse können während oder nach dem Ende einer Umfrage mit allen Teilnehmenden live geteilt werden. Zur Auswertung der Ergebnisse kann eine Übersichtsdarstellung von der Person, die die Umfrage erstellte, als PDF- oder XLS-Datei heruntergeladen bzw. in Google-Sheets exportiert werden.

Onboarding / Handling

Die Teilnahme an einer Umfrage ist intuitiv verständlich und Bedarf nur weniger Hinweise durch den/die Moderator*in hinsichtlich der Nutzung. Bei Start von Slido in Webex, wird Slido in der Sidebar von Webex automatisch bei allen Teilnehmenden eines Meetings geöffnet. Die nahtlose Integration von slido in das User-Interface von Webex erfordert für die Nutzer*innen keinen Wechsel von Geräten oder Apps. Dies ist gerade bei der Nutzung von Slido während eines Meetings (Präsentation, Rede, Team-Meeting, o.a.) von Vorteil. Für den/die Moderator*in, die in Webex ihren/seinen Bildschirm bzw. Anwendungen freigibt ist zu empfehlen, dass er/sie assistiert wird von einer weiteren Person, welche die Eingaben des Publikums in das Slido-Event beobachtet. Das SLido-Event kann zwar als Overlay über die eigene Präsentation gelegt werden, verdeckt, damit aber Teile des eigenen Bildschirms.

Zusätzliche Features

Branding: Das User-Interface von Slido kann durch die Einbindung und Präsentation einer Bild-Datei (z um Beispiel: Logo) dem Corporate Design angepasst werden.

Daten-Auswertung und –Visualisierung: Slido bietet Event Analytics Funktionen mit denen Ergebnisse von Umfragen nach Beendigung eines Slido-Events ausgewertet und durch Infografiken visualisiert werden können.  Umfrage wie auch Ergebnisse könne exportiert und/oder per Link mit anderen geteilt werden.

Beobachtete Fehler

Nicht reproduzierbar: In einigen Fällen wurde bei einzelnen Teilnehmenden Slido in Webex nicht oder sehr verzögert geladen.

Datenschutz & Hosting

Die Verwendung von Online-Tools erfordert die Einhaltung datenschutzrelevanter Bestimmungen, wie die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine Kernfrage hierbei ist, ob durch die Nutzung des Tools personenbezogene Daten auch außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO verarbeitet werden. Dies ist aufgrund der international genutzten IT-Infrastruktur von Tool-Anbietern nicht selten. Das EU-US Privacy Shield beispielsweise, bietet den Nutzer*innen nach einem Urteil des EuGH keinen ausreichenden Schutz der Daten.

Slido, dass in der Slowakei entwickelte Audience-Response-Tool, wird seit Sommer 2021 von Cisco Systems Inc. als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und nutzt für das Hosting Amazon Web Service (AWS). Die genutzten AWS-Server stehen laut Slido in Europa (Irland und Deutschland).

Da Slido nicht Bestandteil der digitalen Tool-Suite der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) ist, erforderte der von museum4punkt0 geplante Einsatz von Slido als Webex-Integration eine gesonderte Freigabe, die in Abstimmung mit anderen Fachabteilungen der SPK (Datenschutzbeauftragte*r, Datenschutzkoordinator*in, Innerer Dienst, IT und Personalrat) und nach Prüfung der Datenschutzkonformität erfolgte. Die Freigabe erfolgte unter der Einschränkung, Slido als Creator von Slido-Events nicht im Browser, sondern ausschließlich als Webex-integrierte App zu nutzen. Da neuerdings personenbezogene Daten derzeit auch über die integrierte App abgerufen werden können, wird derzeit in der Stiftung Preußischer Kulturbesitz unter Einbeziehung der Fachabteilungen IT und Datenschutz geprüft, welche Optionen bestehen, den Einsatz von Slido datenschutzrechtlich konform zu gestalten.  Interimsweise sind die Creatoren von Events angewiesen, die Teilnahme an Slido-Events zu anonymisieren bzw. in begründeten Ausnahmefällen, bei denen eine namentliche Teilnahme wünschenswert ist, die Teilnehmenden vor Beginn des Slido-Events auf die Sammlung der personenbezogenen Daten (Namen) hinzuweisen.

Nutzung / Durchführung in digitalen Veranstaltungen

Tipps und Hinweise für den Einsatz von Slido während digitaler und analoger Veranstaltungen:

• Check-in / Check-out von digitalen Team-Sitzungen
• Q&A während Tagungen (Priorisierung durch Ranking)
• Feedback-Umfrage am Ende von Meetings (Tagungen, impulse)

Anwendungshistorie

Die Anwendung Slido wurde im Projekt museum4punkt0 das erste Mal im November 2021 während der Werkschau und Konferenz „Digitale Vermittlung – vernetzt entwickeln und testen“ vom Team der zentralen wissenschaftlichen Steuerung eingesetzt.

Das Team der zentralen Projektsteuerung und das Teilprojekt „RealDigital – Hybride Kulturveranstaltungen“ haben als Kooperationspartner*innen gemeinsam die hybride Werkschau & Konferenz „Digitale Vermittlung – vernetzt entwickeln und testen“ am 1. und 2. November 2021 im Humboldt Forum realisiert. Mit der Durchführung dieser als Hybrid-Veranstaltung konzipierten Konferenz, die im Vortragssaal des Humboldt Forums in Berlin stattfand, sollten Möglichkeiten der Partizipation für digitale Teilnehmende getestet werden. Ziel war es, den hybriden Charakter der Veranstaltung durch die technische Ausstattung so weit voranzutreiben, dass sich die digitalen Teilnehmer (Publikum und Referenten) und das anwesende Publikum und die Referenten „auf Augenhöhe“ begegnen konnten. Unter diesem Aspekt fand im Vorfeld eine Recherche zu virtuellen Konferenzplattformen und Tools, die eine Echtzeit-Audience-Response erlauben, statt.

Die für diese Groß-Veranstaltung formulierte Anforderung konnte erreicht werden unter Einbeziehung von Online-Kommunikations-Kanälen, die in unterschiedlichen Anwendungsbereichen, wie Konferenz, Live-Führung, Experten-Meetings die Kommunikation zwischen digitalem und analogem Publikum ermöglichten (siehe dazu auch Sachbericht von Teilprojekt V 2021). Ein für die Partizipation wichtiger Baustein der im Konferenzsaal ausgestrahlten Projektionsfläche war die Einbindung von Slido. Das Slido-UI des Webex-Gastgebers wurde in allen der fünf unterschiedlichen Projektionsmasken integriert und war auf diese Weise kontinuierlich im Live-Stream zu sehen. Damit konnte gewährleistet werden, dass alle Teilnehmer*innen via Slido, sowohl online als auch in Präsenz, Fragen stellen, Kommentare abgeben und gleichzeitig die Fragen und Kommentare der anderen Teilnehmenden lesen und voten konnten.  Zusätzlich wurden die Slido-UI mit den Fragen und Anmerkungen der Teilnehmenden auf großen Präsentationsflächen im zweiten Saal des Humboldt Forum, in dem die Werkschau stattfand, übertragen.

Seit der Konferenz Ende 2021 wurde Slido von Team der zentralen Steuerung stetig eingesetzt und zielorientiert in ausgewählten Anwendungsbereichen getestet.  Dazu zählen digitale Verbundtreffen, Tagungen und Konferenzen sowie impulse-Veranstaltungen und teaminterne Meetings.

Weitere Ergebnisse im Teilprojekt

Studien und Handreichungen

Test und Evaluierung des Tools „Slido“ im Verbundprojekt

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Bericht zu Erfahrungen mit der Nutzung der Tools „Slido“ und „Conceptboard“ in der Kommunikation des Verbundprojektes museum4punkt0.

Studien und Handreichungen

Test und Evaluierung des Tools „Conceptboard“ im Verbundprojekt

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Beschreibung der Nutzungserfahrungen des Tools „Conceptboard“ im Teilprojekt Z (zentrale wissenschaftliche Projektsteuerung) von museum4punkt0.

Studien und Handreichungen

Projektmanagement – Eine Checkliste zur Nachnutzung

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Mit der Checkliste Projektmanagement haben wir eine Übersicht über die verschiedenen Phasen eines Projekts, von der Vorbereitung, der Konzeptphase bis hin zur Nachbereitung, zusammengestellt.

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